Vertrag zur Auftragsverarbeitung

mit

im folgenden Auftragnehmer genannt.

Der Auftragnehmer verarbeitet im Rahmen abgeschlossener oder abzuschließender Verträge personenbezogene Daten aus dem datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich des Auftraggebers im Sinne des Art. 28 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber überlassenen personenbezogenen Daten unterliegen den Bestimmungen der DSGVO und den sonstigen datenschutzrechtlichen Vorschriften (z. B. BDSG). Diese Vereinbarung legt die Rahmenbedingungen zur Gewährleistung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen fest. Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung der Hauptvereinbarung bzw. mit Registrierung gemäß den Bestimmungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zwischen der Versionsraum UG (haftungsbeschränkt) als Auftragsverarbeiter und der jeweilig die AGB akzeptierenden Partei in Kraft.

Umfang, Art und Zweck der Auftragsverarbeitung sind ebenso wie die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen in Anlage 1 beschrieben. Insbesondere ist der Auftragnehmer zur Erfüllung von zwischen den Parteien geschlossenen Verträgen unter Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrages zur Durchführung aller erforderlichen Verarbeitungsschritte und Nutzungen der vom Auftraggeber überlassenen sowie der ggf. für ihn erhobenen Daten (z. B. Duplizieren von Beständen für die Verlustsicherung, Anlegen von Log-Files, Zwischendateien und Arbeitsbereichen etc.) berechtigt, soweit dies nicht zu einer inhaltlichen Umgestaltung führt.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Der Auftragnehmer trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme zu gewährleisten. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen. Soweit die Verarbeitung außerhalb der Betriebsräumlichkeiten des Auftragnehmers zulässig ist, wird das gleiche Schutzniveau sichergestellt.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

• a. Benennung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Benennung besteht. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten wird dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt. Soweit der Auftragnehmer nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, wird ein Ansprechpartner für Datenschutzangelegenheiten benannt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder des Ansprechpartners für Datenschutzangelegenheiten sind in Anlage 1 hinterlegt.
• b. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse verarbeiten, es sei denn, dass der Auftragnehmer nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet ist. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
• c. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO. Einzelheiten zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in Anlage 2 aufgeführt.
• d. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
• e. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
• f. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
• g. Angemessene Unterstützung des Auftraggebers in seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von geltend gemachten Rechten durch betroffene Personen.
• h. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in Anlage 3 aufgeführten Unterauftragnehmer zu – unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU / des EWR, stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen – insbesondere durch Abschluss von Verträgen nach den aktuellen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission – sicher. Sämtliche vertraglichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung sind auch weiteren Unterauftragnehmern aufzuerlegen.

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a.

• a. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen;
• b. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden;
• c. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen;
• d. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung und
• e. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich mindestens in Textform. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

Der Vertrag tritt mit seiner Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft und behält Gültigkeit, bis die vereinbarte Datenverarbeitung abgeschlossen ist. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Jede Kündigung bedarf der Schriftform.

1. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten bzw. Ansprechpartners für Datenschutzangelegenheiten des Auftragnehmers

2. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der Software „magoro“ als Software-as-a-Service (SaaS). magoro ist eine Fach- und Verwaltungssoftware für Träger sozialer Dienste (z. B. ambulante und stationäre Kinder- und Jugendhilfe). Der Auftraggeber nutzt die Software insbesondere für die Führung von Klientenakten, die Dokumentation von Betreuungsleistungen, die Termin- und Einsatzplanung mit Zeiterfassung, die Dienstplanung, die Verwaltung von Kostenzusagen und die Abrechnung erbrachter Leistungen gegenüber Kostenträgern sowie optional für Buchhaltungs- und Banking-Funktionen. Der Auftragnehmer betreibt hierfür die Anwendung und die zugehörige Datenbank und verarbeitet dabei die vom Auftraggeber in der Software gespeicherten personenbezogenen Daten (Erhebung, Speicherung, Bearbeitung, Übermittlung und Löschung) ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers und im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beginnt mit Inkrafttreten dieses Vertrages und dauert grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses an. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert. Sofern aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder ausdrücklicher Weisungen des Auftraggebers eine längere Speicherung erforderlich ist, wird die Verarbeitung der Daten entsprechend fortgeführt.

3. Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung durch den Auftragnehmer besteht im Hosting und Betrieb der Anwendung und der Datenbank, in der Speicherung und Sicherung (Backups) der vom Auftraggeber eingegebenen Daten, in der technischen Bereitstellung der Anwendungsfunktionen sowie in Support- und Wartungsleistungen. Besonders schutzbedürftige Klientendaten werden in der Anwendung Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert; auf diese Inhalte hat der Auftragnehmer im Regelbetrieb keinen Klartextzugriff. Daneben verarbeitet der Auftragnehmer die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Daten des Auftraggebers selbst (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Zahlungsdaten der Ansprechpartner und Lizenznehmer).

Soweit der Auftraggeber KI-gestützte Funktionen der Software nutzt, werden die dafür vom Auftraggeber übergebenen Daten auf in Deutschland gehosteter KI-Infrastruktur verarbeitet (vgl. Anlage 3). Mit dem dortigen Anbieter besteht neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag eine Vereinbarung zum Schutz von Berufsgeheimnissen nach § 203 StGB. Die Verarbeitung erfolgt sowohl automatisiert als auch manuell. Technische und organisatorische Maßnahmen (Anlage 2) gewährleisten dabei den Schutz der personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch. Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere die Bereitstellung und der Betrieb der Software, die Betreuung und Administration der IT-Infrastruktur sowie die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

4. Art der personenbezogenen Daten

• Identitätsdaten: Vor- und Nachname.
• Kontaktinformationen: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Vertragsbezogene Daten: Bestellinformationen, Vertragsdaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen.
• Kommunikationsdaten: Schriftverkehr, Anfragen, Protokolle von Kundeninteraktionen, Nutzungs- und Inhaltsdaten.
• Technische Daten: IP-Adressen und Log-Daten, Meta- und Kommunikationsdaten.
• Besondere personenbezogene Daten: Nutzungs- und Inhaltsdaten; Religionszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, ethnische Herkunft, Gesundheitsdaten.

5. Kategorien betroffener Personen

• Klienten und betreute Personen des Auftraggebers sowie deren Angehörige und Kontaktpersonen, deren Daten der Auftraggeber in der Software verarbeitet (z. B. Akten, Betreuungsdokumentation, Abrechnung).
• Kunden: Personen, die als Vertragspartner im Rahmen der Bereitstellung auftreten und die Software anfordern bzw. nutzen.
• Nutzer: Personen, die als Endanwender im Rahmen der Bereitstellung auftreten und die Software nutzen.
• Interessenten: Personen, die vor Vertragsabschluss Informationen anfordern oder in den Vertriebsprozess eingebunden sind.
• Mitarbeiter des Auftraggebers: soweit deren Daten in der Software verarbeitet werden (z. B. Benutzerkonten, Dienstplanung, Zeiterfassung) oder sie in die Vertragsabwicklung eingebunden sind.

Technische und organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO der Versionsraum UG (haftungsbeschränkt) für Web-Apps / onlinebasierte Cloudsysteme. Eine stets aktuelle Übersicht der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen können Sie in Ihrem Profil unter „Vertragswesen“ aufrufen.

Zur effizienten Erfüllung des Auftrags werden bedarfsbezogen Subunternehmer hinzugezogen. Nachfolgend ist eine Auflistung dieser Unternehmen.